Wie virtuelle Meetings und digitale Kommunikation im Corona-Fall den Betrieb aufrechterhalten können.

Kaum ein Tag vergeht, an dem das Corona-Virus nicht als eines der Hauptthemen durch die Nachrichten geht. Die Medien berichten über geschlossene Behörden und von Mitarbeitern, die einen kleinen Zwangsurlaub zu Hause verbringen dürfen, da ein Kollege mit einem Infizierten in Berührung kam. Was auch immer man über Corona und der daraus resultierenden Krise denkt, die Probleme für Unternehmen sind real und eine gute Vorbereitung für den Krisenfall erscheint von Tag zu Tag wichtiger.

Kommunikation krisenfest machen

Die meisten Unternehmen sind heute intern und extern hervorragend vernetzt. Von E-Mails bis zu virtuellen Konferenzen ist alles mit dabei. Doch oft ist die physische Nähe am Arbeitsplatz der Kernbaustein, um interne Abläufe jeglicher Art zu koordinieren. Daran ist grundsätzlich nichts zu kritisieren, doch Corona zwingt uns, dafür zu sorgen, dass aus der Corona-Krise keine interne Kommunikations-Krise wird.

Corona wird für Unternehmen in Deutschland immer problematischer

Der erste Corona-Fall in Deutschland hat gleich zu einer teilweisen und zeitweiligen Schließung der betroffenen Firma geführt. Für den Autozulieferer aus Bayern war das eine Herausforderung – jedoch eine lösbare. Klar kann es im produzierenden Gewerbe zu Produktions-Stopps kommen, aber die interne Kommunikation kann dennoch aufrechterhalten werden.

Digitale Krisenkommunikation – Sind alle Tools vielleicht bereits vorhanden?

Im schlimmsten Fall ist wohl davon auszugehen, dass durch Corona alle Mitarbeiter, bei denen es möglich ist, ins Homeoffice geschickt werden. Für alle, deren Arbeitsgerät ohnehin aus einem Bildschirm und einer Tastatur besteht, sollte das kein Problem sein. Fast jede direkte, physische Kommunikation ist in Zeiten von Corona durch digitale Kommunikation – z. B. virtuelle Meetings – ersetzbar. Doch wie sehen die ersten Schritte zu einer soliden Krisenkommunikation aus?

Wer kommuniziert mit wem?

In jedem Unternehmen gibt es prinzipiell zwei Arten von Kommunikation: die interne und die externe. Erst wenn die interne Krisenkommunikation steht, kann nach außen kommuniziert werden. Bereiten Sie daher digital und für jeden jederzeit abrufbar einen Notfallplan vor! Legen Sie Verantwortlichkeiten fest und hinterfragen Sie interne Abläufe. So kann Corona und die damit verbundene Krisenkommunikation auch bewirken, dass Abläufe und die allgemeine Unternehmenskommunikation auf den Prüfstand kommen.

Kommunikative Abläufe für den Corona-Fall vorbereiten

Sie sollten unbedingt vor dem Auftreten von Corona in Ihrem Unternehmen erarbeiten, wie Sie bei einem Verdachtsfall vorgehen wollen. Wer muss erreichbar sein, wer muss unbedingt erreicht werden? Die Mitarbeiter sollten unbedingt vorab informiert werden, wie Sie sich in bestimmten Fällen verhalten sollen und auf die hinterlegten Informationen und Abläufe zugreifen können. Jeder Mitarbeiter sollte so vorbereitet sein, dass er sofort ins Homeoffice starten kann.

Die internen Kommunikationswege optimieren

Das ist gar nicht so aufwändig, wie es sich eventuell anfangs anhören mag. Dabei kommt es auf ganz simple Dinge an. Gibt es zum Beispiel eine vollständige Telefonliste mit allen Mitarbeitern? (Hier unbedingt auf Datenschutz-Konformität achten.) Ist jeder im Corona-Notfall in der Lage, von zu Hause aus zu arbeiten und kann man innerhalb der Abteilung in Echtzeit miteinander kommunizieren? Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre digitale Kommunikation im Unternehmen den neuesten Standards entspricht – auch wenn Corona mal vorüber ist.

Wege für virtuelle Meetings etablieren

Das gute, alte Skype ist hier wahrscheinlich eines der bekanntesten Tools. Die Vorteile liegen vor allem darin, dass man in geschlossenen Gruppen in Echtzeit kommunizieren kann. Überführen Sie Ihre Team- oder Abteilungs-Kommunikation in Skype-Chats oder andere Dienste dieser Art. Für die Krisenkommunikation im Homeoffice werden dann einfach aus den Bürozeiten Skype-Zeiten. Jeder sollte dann online verfügbar sein. So können auch angesetzte Meetings als virtuelle Meetings problemlos stattfinden. Die Voraussetzung dafür ist natürlich, dass jeder im Vorfeld mit einer Webcam ausgestattet wurde.

Virtuelle Meetings leicht gemacht

Allgemein sollten Sie sich hier über einige Punkte Gedanken machen. Für wen ist es überhaupt wichtig, an virtuellen Meetings teilzunehmen? Und wurde für diejenigen bereits die richtige Technik bereitgestellt? So ist es für die Etablierung von virtuellen Meetings nicht nur wichtig, dass jeder über eine Webcam verfügt, sondern auch, dass mit kompatibler Software gearbeitet wird. Zumindest intern können Sie so leicht Standards für virtuelle Meetings festlegen.

Der Corona-Fall tritt ein – was nun?

Zuerst sollten alle Mitarbeiter ausnahmslos erreichbar sein. Das müsste im Vorfeld sichergestellt werden. Erarbeiten Sie außerdem einen „Verhaltenskodex“ oder einen Leitfaden, der schnell und unkompliziert jeden im Unternehmen noch vor dem Eintreffen am Arbeitsplatz erreicht. Das Homeoffice ist dann die passende Lösung. Die Möglichkeit zu virtuellen Meetings steht ja bereits – nun zahlt es sich aus. So kann ein souveräner Umgang mit Corona schon im Vorfeld Probleme gar nicht erst aufkommen lassen und im Corona-Fall zu weniger Verunsicherungen führen.

Wie sollte Ihre Krisenkommunikation mit Kunden und Partnern aussehen?

Sollte Ihr Unternehmen eine entsprechende Größe haben, dann kann ich Ihnen nur zu einer vorgefertigten, allgemeinen Presseerklärung raten. Zusätzlich sollten Sie sicherstellen, dass Kunden Sie weiterhin problemlos erreichen können. Umgekehrt können Sie einen Verteiler einrichten, der Ihren Kunden sowie Partnern die Lage erklärt und mitteilt, wie Ihre nächsten Schritte aussehen werden. Priorisieren Sie, wen Sie außer Ihren Mitarbeitern zuerst erreichen wollen. So kann es zum Beispiel wichtig sein, Ihren Paketlieferdienst oder gar Ihre Lieferanten schnell zu informieren. Für Kunden, mit denen Sie in den nächsten Tagen ohnehin keinen Termin haben, reicht hingegen eine allgemeine Information. Erarbeiten Sie eine Art “roten Faden” für Ihre Krisenkommunikation.

Seien Sie erreichbar

Zu einer guten Strategie für Ihre Krisenkommunikation im Corona-Fall sollte von Anfang an gehören, für Kunden und Partner jederzeit erreichbar zu sein. Richten Sie ggf. eine Rufumleitung ein und vernachlässigen Sie Ihre digitalen Kanäle nicht. Ihr E-Mail-Postfach könnte heißlaufen. Seien Sie darauf vorbereitet und schaffen Sie Kapazitäten, um schneller und häufiger zu antworten als üblich.

Virtuelle Meetings mit Kunden und Partnern

Anders als bei der internen Krisenkommunikation können Sie natürlich nicht davon ausgehen, dass Ihre Kunden bei digitalen Meetings denselben Standards folgen wie Sie. Informieren Sie sich, mit welchen Tools man virtuelle Meetings einrichten kann. Stellen Sie sicher, dass man Sie auf mindestens zwei Wegen erreichen kann. Umgekehrt können Sie Ihren Kunden damit auch unter die Arme greifen. Erarbeiten Sie zwei bis drei einfache Möglichkeiten, virtuelle Meetings einzurichten. Das kann zum Beispiel ein Video-Tutorial oder nur eine Schritt-für-Schritt-Anleitung als PDF sein. Diese können Sie dann bei Bedarf per E-Mail jederzeit verschicken und bieten damit gleichzeitig aktiv Problemlösungen an. Ihre Kunden werden Ihnen diesen Service danken.

Ihr Umgang mit Corona

Dieser Artikel soll einen kleinen Überblick darüber geben, womit man in Zeiten von Corona rechnen kann und wie Wege aussehen können, um beispielsweise mit virtuellen Meetings Ihre Krisenkommunikation gut zu managen. Wie heißt es so schön? Viele Wege führen nach Rom – und es gibt viele Wege, das Beste daraus zu machen, wenn Ihr Unternehmen betroffen sein sollte. Lassen Sie sich nicht verunsichern und beschäftigen Sie sich früh genug mit der Frage, wie Sie im Corona-Ernstfall vorgehen wollen.



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Autor: Daniel Weber
Foto: Pixabay

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