Ihre Full Service Eventagentur in Berlin

full service Eventagentur in Berlin

Viele Veranstaltungsplaner und potentielle Kunden, die Events planen wollen, sind sich nicht sicher, was es bedeutet, eine Full Service Eventagentur zu buchen. Wir möchten Ihnen deshalb an dieser Stelle einen Einblick in die Arbeit einer Eventagentur gewähren.

Bei Klar und Wertvoll produzieren wir außeralltägliche Events, die speziell auf die Anforderungen unserer Kunden zugeschnitten sind. Besonders zukunftsorientierte Themen wie Change Management, Digitalisierung, interaktive Ausstellungen, Nachhaltigkeit oder Hybride Events liegen uns am Herzen. Ziel ist es, unseren Kunden und ihren Gästen ein fesselndes, unvergessliches und vor allem nachhaltiges Erlebnis zu bieten. Live-Kommunikation auf höchstem Niveau. Wir erreichen dieses Ziel, indem wir eine Reihe von Dienstleistungen anbieten, die andere Eventagenturen nicht leisten können:

 

  • Innovative Eventkonzepte und Firmenevents für Mitarbeiter nach einem einfachen Baukastenprinzip und somit mit geringeren Kosten
  • Kreation neuer, moderner, individueller Kreativkonzepte, welche auf das gemeinsam mit dem Kunden ausgearbeitete Briefing für nachhaltige, hochwertige Firmenevents aufbauen
  • Hybrid-Events und digitale Events mit modernen Eventinhalten und einem innovativem Rahmenprogramm mit Showacts das auf die Interaktion der Teilnehmer und Gäste abzielt
  • Media Solutions mit SEO-Maßnahmen und Social Media Betreuung sowie jegliche Form von Kommunikation rund um das Event
  • Eventlogistik im Rahmen der Veranstaltung sowie ein großes Netzwerk an regionalen sowie nationalen und internationalen Event Tech-Dienstleistern und Partnern
  • Ausarbeitung neuer Formate und Hygienekonzepte für Events, mit Ideen für Firmenevents und Ideen für Teambuildings

Was macht eine echte Full Service Eventagentur aus?

Im Laufe der Jahre haben wir uns im gesamten Raum Berlin und darüber hinaus einen Ruf erworben, der für Kreativität, Zuverlässigkeit und Innovation steht. Unsere Arten von Veranstaltungen sind vor allem im B2B (Business to Business) Sektor zu finden: interne Firmenveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern oder Sommerfeste, Jubiläumsveranstaltungen, Kick-Off Events, Produkteinführungen, Galas, Bälle, Get together Events (z.B. Netzwerkabende), Workshops und Barcamp Sessions, Reseller Summits oder auch als Unterstützung Ihres Projektteams in beratender Tätigkeit.

Gerne bringen wir einen besonderen Erlebnisfaktor in Ihr bereits geplantes Firmenevent oder ihr Kundenevent ein. Am liebsten erstellen wir allerdings mit Ihnen ein rundes Gesamtkonzept in Form eines Kreativkonzepts mit besonderen Highlights. Das erfahrene Team unserer Full Service Eventagentur verfügt über das Fachwissen und die Möglichkeiten, fast jede Eventidee real werden zu lassen und in die Wirklichkeit zu transferieren. Kreative Events sind unsere Passion, wir leben sie und wir lieben die Herausforderung neuer Formate und Innovationen darin zu integrieren, genauso wie den Moment, in welchem wir gemeinsam mit unseren Kunden die monatelange Arbeit in die Realität bringen. Das Event beginnt und unzählige, positive Emotionen bei unseren Kunden und ihren Gästen werden geweckt. Dieser Moment löst bei uns auch nach 18-jähriger Berufserfahrung immer noch eine wahnsinnige Gänsehaut aus und zaubert uns und unseren Kunden auch bei höchster Anspannung ein Lächeln ins Gesicht. Darum lieben wir unseren Event-Job!

Jedes Event und Veranstaltungsformat ist eine zeitliche und monetäre Investition, daher nehmen wir jedes Projekt äußerst ernst. Wer eine Agentur sucht, die nicht nur eine Full Service Eventagentur ist, sondern über das übliche Maß hinausgeht, ist bei uns absolut richtig. Sie bekommen einen persönlichen Ansprechpartner, der in der Planungsphase und während des Projekts für sie da ist. Als klassisches inhabergeführtes KMU, sind wir in der Lage, unsere Kunden sehr persönlich zu betreuen sowie schnell und flexibel auf Veränderungen zu reagieren.

Was ist die Aufgabe einer Full Service Eventagentur in Berlin?

Das Erzeugen eines „Wow“-Faktors ist ein wesentlicher Bestandteil eines denkwürdigen Events. Die Teilnehmer sollen aus ihrem Alltag herausgenommen und in ein gemeinsames “außeralltägliches” Erlebnis mitgenommen werden. Sie werden Teil einer vorher von uns und unserer Kunden konzipierten Geschichte. Eine gute Eventagentur verfügt über ein starkes und kreatives Team, welches Ideen für Ihre Veranstaltung liefert und mit Ihnen zusammenarbeitet, um ein unvergessliches Endergebnis zu erzielen. Genau das ist unser Anspruch an Ihr Event.

Zeit und Geld sparen

Die Beauftragung einer Full Service Eventagentur für das Management Ihres Events kann auf den ersten Blick teuer erscheinen, besonders für Menschen, die noch nie ein Event umgesetzt haben und den Zeitaufwand sowie die vielen kleinen und großen Zusatzkosten unterschätzen. Gute Eventmanagementagenturen verfügen über einen Grundstock an Veranstaltungsequipment sowie regelmäßigen Kontakt zu vertrauenswürdigen Lieferanten, Künstlern, Veranstaltungsorten und Technikern. Dadurch können sie bessere und schnellere Angebote für alles, was Sie benötigen, erhalten. Sie können persönliche Einschätzungen zu den Dienstleistern und deren Zuverlässigkeit einbringen und etwaige Risiken des geplanten Datums oder einer bereits feststehenden Location schneller erkennen. Natürlich spielt auch hier das Vertrauen eine Rolle, welches sich oft von Projekt zu Projekt immer weiter aufbaut.

Eine Full Service Eventagentur verschafft Ihnen Zugang zu Technologie

Durch die Zusammenarbeit mit einer Veranstaltungsagentur für Firmenevents erhalten Sie Zugang zu deren Know-How und Netzwerk, sowie dem Equipment im Bereich Technik und neuen Technologien wie VR (Virtual Reality) und AR (Augmented Reality) oder KI (Künstliche Intelligenz) unterstützte Technik. Auch bei Eventtechnikstandards gibt es große Unterschiede, z. B. bei hochwertigen Soundsystemen, integrierten Beleuchtungsoptionen, multifunktionale Breitbild-Displays oder innovativen Cloud-Lösungen und modernste Einladungsmanagementfunktionen für Ihr Event mit einer einfachen Handhabung.

Professionelle Umsetzung Ihres Events

Eine Full Service Eventagentur kann sich um die gesamte Organisation von der Auswahl der Location, Catering, Showacts und der Einladung bis zum kompletten Rückbau und einer ausführlichen Auswertung der Veranstaltung kümmern. So können Sie sich auf den Eventtag und Ihre Gäste konzentrieren. Eine gute Eventagentur hat mehrere mögliche Eventualitäten für den Fall, dass Plan A oder B nicht funktioniert. Der Projektleiter einer Full Service Eventagentur hat in der Regel genug Erfahrung, um schnell und initiativ auf neue Situationen zu reagieren und notfalls so zu improvisieren, damit keiner der Gäste eine interne Planänderung bemerkt.

Risiken managen

Über einen solider Gesundheits- und Sicherheitsmanagementplan, mit einem aktuellem Hygienekonzept, verfügt jede gute Full Service Eventagentur. Sie sichert alle erforderlichen Genehmigungen oder Lizenzen und hat erfahrene Mitarbeiter vor Ort, die wissen, was im Falle eines Vorfalls zu tun ist. Im Vorfeld jeden Events werden von der Eventagentur potentielle Risiken evaluiert und ein Notfallszenario, inklusive Krisenstab und Notfallkoffer für die Kommunikation im Ernstfall erstellt.

Verwaltung Ihres Budgets

Ihr Eventbudget wird von einem erfahrenen Veranstaltungsplaner der Eventagentur verwaltet und während der kompletten Projektplanungsphase überwacht. Der Eventmanager versteht die mit dem Event verbundenen Kosten der verschiedenen Gewerke und ist in der Lage, Schätzungen über etwaige Extras oder Änderungen des Veranstaltungsformats oder -umfangs abzugeben.

Wie teuer ist eine Full Service Eventagentur

Es gibt fünf Möglichkeiten, Dienstleistungen einer Veranstaltungsagentur in Rechnung zu stellen. Denken Sie daran, dass die Gebühren je nach Ihrem Standort unterschiedlich hoch sind.

Beispielsweise können in Großstädten wie Berlin oder Hamburg in der Regel höhere Gebühren erhoben werden als in Kleinstädten. Hier sind die gebräuchlichsten Arten der Gebührenerhebung:

Stundensatz

Je nach Selbsteinschätzung und in Abhängigkeit zu den marktüblichen Preisen geben sich Eventagenturen einen festen Stundensatz. Die Menge an Erfahrung, die Ihre Agentur hat, wird bei deren Entscheidung eine Rolle spielen. Ein üblicher Stundensatz kann für einen neuen Planer innerhalb von €30/Std. liegen und für Top-Veranstaltungsplaner mit erstaunlichen Portfolios auf über €100/Std. steigen. Die Anpassung der Preise auf der Grundlage des Marktes, den die Agentur bedient, ist eine gängige Praxis.

Pauschale Gebühr

Die Erhebung einer Pauschalgebühr ist die gebräuchlichste und bevorzugte Methode zur Abrechnung mit einem Kunden. Mit einer Pauschalgebühr gibt es weder für die Eventagentur noch für ihren Kunden Überraschungen. Sobald beide Seiten die Höhe des Honorars ehrlich und transparent besprochen haben, können sich Eventagentur und Kunde ausschließlich darauf
konzentrieren, die Veranstaltung so gut wie möglich zu gestalten.

Um zu berechnen, wie hoch das Pauschalhonorar sein wird, wird in der Regel die Anzahl der Stunden, die für das Eventmanagement nötig ist, so gut wie möglich geschätzt. Dazu kommen alle Ausgaben, welche auf Agenturseite für das Event stehen. Sicherheitsorientiert sollte zudem ein Puffer von ca. 15% einkalkuliert werden, für den Fall, dass der Umfang der Veranstaltung über die anfänglichen Details hinausgeht. Diese Art der Kalkulation beinhaltet jedoch nicht weitere Kosten, die durch einen Richtungswechsel des Kunden oder durch Missachtung vorher festgelegter Deadlines (z.B. eine zu späte Lieferung von Grafikdateien, die einen overnight Express erfordern) oder Limits (z.B. durch eine deutliche erhöhte Anzahl von Gästeeinladungen für das geplante Firmenevent).

Prozentualer Anteil des Ereignisses

Einige Full Service Eventagenturen ziehen es vor, Kunden einen Prozentsatz ihres gesamten Veranstaltungsbudgets in Rechnung zu stellen. Die größte Schwierigkeit bei dieser Art der Verrechnung besteht darin, diese Darstellung schlüssig und transparent darzustellen und sich beidseitig zu einigen. Wenn diese Variante jedoch für Kunde und Eventagentur beidseitig in Frage kommt, dann ist es eine durchaus sinnvolle Möglichkeit, die in Betracht gezogen werden sollte. Typische Prozentbeträge sind 15 – 20% des Veranstaltungsbudgets.

Provisionen

Eine Minderheit von Eventplanern entscheidet sich dafür, entweder die Honorare ihrer Kunden stark zu ermäßigen oder keine Gebühren für ihre Dienstleistung zu verlangen und ihr ganzes Geld damit zu verdienen, dass sie von den von ihnen beauftragten Verkäufern eine Provision erhalten.

Diese Art der Abrechnung hat einige Befürworter und einige, die sie nicht mögen. Diejenigen, die gegen diese Methode sind, sagen, dass Sie ihrem Kunden einen schlechten Dienst erweisen, indem Sie Anbieter auswählen, die nicht die besten sind in dem, was sie tun, aber sie werden Ihnen die höchste Provision zahlen. Befürworter der Erhebung einer Provision sagen, dass sie immer noch die besten Anbieter auswählen, die sie kennen, aber sie gehen nur den zusätzlichen Schritt, um eine Provisionsstruktur auszuarbeiten.