Hybrid Events organisieren

Hybride Events waren bereits in den vergangenen Jahren ein großes Thema in der Eventbranche. Sie ermöglichen es Veranstaltern, ein breiteres Publikum zu erreichen. Der ROI (Return on invest) von Events kann verbessert werden und ein hybrides Event kann Firmen durch die digitale Kombination wertvolle weitere Datenpunkte verschaffen.

Kein Vergleich jedoch zum Stellenwert, den hybride Events seit der Ausbreitung von Corona haben. Der Anstieg der Teilnehmer von Hybridkonferenzen beträgt bis zu 400% in den vergangenen Monaten. Indem Sie ihr Event mit einer interaktiven Live-Übertragung erweitern, erreichen Sie ein breiteres Publikum und generieren eine weitaus stärkere Beteiligung an Ihrer Zielgruppe. Doch was muss beachtet werden, um ein professionelles Hybrid Event zu organisieren?

Was ist ein Hybrid Event ?

Ein Hybrid Event beschreibt eine Live-Situation in Form eines Events, an dem auch ein Online-Publikum teilnimmt. Grundsätzlich kommen sowohl das physische als auch das Online-Publikum zusammen und nehmen an verschiedenen Orten zur gleichen Zeit an derselben Erfahrung oder demselben Inhalt teil. Egal ob Konferenz, Meeting, Get together, Convention oder ähnliches, es geht darum, dass Live-Elemente mit digitalen Online-Komponenten kombiniert werden. Auch eine Konferenz, bei der ein persönliches Treffen in Berlin stattfindet und die Keynotes und Sitzungen live an ein weltweites, virtuelles Publikum übertragen werden, ist ein hybrides Event.

Warum könnte ein Hybrid Event für Sie interessant sein?

Nach aktuellem Stand der behördlichen Maßgaben und der durchschnittlichen Meinung von Virologen zu Covid19, werden auch in den kommenden Monaten keine Großveranstaltungen möglich sein. Wie lange sich diese Phase noch hinzieht, weiß derzeit niemand. Auch ein Impfstoff wird nicht die Situation von heute auf morgen ändern. Eventuell müssen wir auch danach in abgeschwächter Form noch lange mit dem Coronavirus leben. Zudem ändern sich erste Gewohnheiten nachgewiesen nach ca. drei Monaten. Ein Zeitraum, den wir bereits länger überschritten haben. Viele Eventteilnehmer sehnen sich nach sozialer Interaktion. Doch auch an digitale Alternativen haben wir uns gewöhnt. So liegt es Nahe, dass in den kommenden Monaten und Jahren eine Mischform in Form hybrider Events weiterhin stark an Popularität gewinnen wird. Doch auch aufgrund von Planungskonflikten und / oder Budgetbeschränkungen kann nicht jeder in Ihrem Zielmarkt an Ihren Veranstaltungen teilnehmen. Nach den Erfahrungen aus diesem Jahr wissen viele Firmen, dass es auch anders geht. Muss wirklich jeder Mitarbeiter live vor Ort dabei sein? Oder reicht vielleicht nur die Abteilung, welche das Thema am stärksten betrifft? Weitere Abteilungen könnten durch einen digitalen Zugang ebenso von Inhalten des Events partizipieren.

Indem Sie Ihre Veranstaltung online verfügbar machen, beseitigen Sie ökonomische als auch ökologische Hindernisse und erreichen mit den Inhalten des Events mehr Menschen. Steigern Sie mit diesem Vorgehen Ihren ROI. Nur weil sich zum Beispiel aus Budgetgründen oder aus behördlichen Beschränkungen der Teilnehmerzahlen nicht 300, sondern nur 150 Gäste an Ihrem Event beteiligen,bedeutet dies nicht, dass Ihre Kunde erwartet, 0 Euro für einen erweiterten digitalen Zugang zum Event zu zahlen. Sie können den virtuellen Zugang zu Ihren Konferenzen zu einem reduzierten Preis verkaufen und so den ROI der Veranstaltung steigern. Ihr Kunde spart am Ende immer noch durch ausbleibende Reisekosten und den verringerten Preis der Teilnahme. Sie können Keynote- und Sitzungsaufzeichnungen auch in Zukunft als Werbeartikel verwenden, wodurch sich Ihre Marketingkosten erheblich senken lassen. Vorteil hierbei ist die Tatsache, dass User Journey digital viel leichter festgehalten und ausgewertet werden kann als live vor Ort. Die digitalen Schritte Ihrer Teilnehmer werden automatisch archiviert. Chatanfragen und Antworten können nachgelesen werden, Klicks können ausgewertet werden. Diese Informationen können dann verwendet werden, um das Projektmanagement in Zukunft zu verbessern.

Ein Event mit kleinerer Besetzung vor Ort, bei dem der reale Content in Form von Live-Kommunikation produziert wird sowie eine begleitende Variante in Form eines digitalen Events eignen sich perfekt, um auch weiterhin ein großes Publikum zu erreichen. Mehr noch, die Größe des Publikums ist nun völlig unabhängig von Location oder sonstigen Hindernissen vor Ort. Das kann Ihr Event deutlich skalierbarer machen.

Hybride Events bringen zusätzliche Reichweite und neue Teilnehmer

Bei einem Hybrid Event entfernen Sie nicht nur den Faktor „Ort“, sondern auch den Faktor „Zeit“. Die Sendung kann später (teilweise) noch online angesehen werden, was die langfristige Reichweite erweitert und auch ein ganz neues Publikum erschließt. Darüber hinaus können alle Fragen von Online-Zuschauern eine Fülle von Inspirationen sein – das ist buchstäblich das, worüber Ihre Zielgruppe mehr wissen möchte!

Welchen Preis können Sie von Ihren digitalen Teilnehmern verlangen?

Häufig werden immer noch digitale Varianten umsonst angeboten. Der Grund liegt auf der Hand: Viele Veranstalter müssen sehr kurzfristig umdisponieren und versuchen sich auf mit digitalen Formaten auf neuem Terrain. So ist es oft ein beidseitiges Herantasten von Veranstalter und Teilnehmer an die hybride oder rein digitale Möglichkeiten der Eventumsetzung. Es gibt noch viele Fehler, die nach und nach verbessert werden. Häufig sind diese Formate in den letzten Monate auch Ergebnis eines Live-Event Komplettausfalls. Aufgrund dieser Punkte werden aktuell oft freie Zugänge zur digitalen Teilhabe am Event vergeben. Anders sieht es bei Fachtagungen und Webinare aus. Hier ist es bereits gängig, Beiträge für die digitalen Zugänge zu zahlen.

Im Durchschnitt wird bei virtuellen Konferenzen aktuell mit ca. 15% des Originalpreises kalkuliert. Je nach Breite des Zielpublikums oder besonderer Fachspezifik kann dieser Preis natürlich angepasst werden. Eine Fachtagung oder eine spezieller Ärztekongress könnten hier sicher einen deutlich höheren Preis ansetzen als eine Konferenz oder Messe mit einem eher allgemeinen Thema wie “Tourismus”, bei dem jedoch auch die potenielle Zielgruppe deutlich höher ist.

Finanzierung digitaler Events durch Sponsoring

Durch die Digitalisierung Ihres Events ist eine höhere Reichweite und eine bessere Erfolgsmessung möglich. Diese Punkte machen hybride und rein digitale Events für Sponsoren attraktiver. Sie sind sowohl für die physischen Teilnehmer der des Events sichtbar als auch für Online-Teilnehmer. Als Eventplaner müssen wir an diesem Punkt einmal aus unserer Sichtweise der Einmaligkeit von Events heraus gehen und uns bewußt machen, dass wir den digitalen Teil des Events quasi konserviert haben. Wir können ihn beliebig oft abspielen, Kunden zur Verfügung stellen, verkaufen oder auf Plattformen wie Youtube oder Vimeo freigeben. Letzteres kann bei einem gut gepflegten Kanal mit regelmäßigem Content auch zu einer zusätzlichen Einnahmequelle durch Youtube finanzierte Online-Werbung weitere Einnahmen generieren. In Kombination mit der Tatsache, dass ein Hybrid-Event besonders gut dazu beiträgt, Social Media-Buzz zu generieren, ist eine Online-Sendung überaus attraktiv für Sponsoren.

Hybrid Events sind kein Video Live-Streaming!

Viele Kunden, die von heute auf morgen umdenken müssen, verwechseln Hybrid Events immer noch gern mit folgender Situation: Das Event wird in kleiner Form umgesetzt und mit einer Kamera“abgefilmt”. Die anderen Mitarbeiter können dann diesen Live-Stream sehen und somit ebenso teilnehmen. Wir haben alle schon einmal Live-Streaming mit dem Keynote Speaker oder dem Moderator in einem winzigen Rahmen auf unseren Bildschirmen und seiner Präsentation im Mini-Format an der Seite gesehen, wenn diese überhaupt erkennbar waren. Umgekehrt kennen wir auch ein durchgehendes Bild der Präsentation mit Stimme aus dem Off. Hierbei handelt es sich um rein statische Aufnahmen, ohne Regieplan, ohne Schnitt, ohne Spannungsbogen, ohne Ereignis-Highlights. Auf den digitalen Teilnehmer wird sozusagen keine Rücksicht genommen. Diese Varianten eignen sich nicht für eine digitale Teilnahme an Events. Ein Hybrid-Ereignis ist viel mehr als nur eine statische Aufzeichnung. In einem Hybrid-Event führen Sie eine interaktive Online-Komponente in Verbindung mit dem physischen Element des Programms ein. Auf diese Weise erreichen Sie ein großes Publikum, das aktiv an Ihrer Veranstaltung teilnehmen kann.

Hinweise für ein erfolgreiches Hybrid Event

Machen Sie es interaktiv, kurz und unterhaltsam. Um online erfolgreich zu sein, müssen Sie Ihr Publikum abholen und Infotainment bieten. Ihre digitalen Teilnehmer können durch einen einzigen Mausklick das Event verlassen. Hybrid Events kombinieren das Projektmanagement von Live-Kommunikation mit der Regie guter TV-Formate. Folgende Punkte sollten Sie beachten:

Die Bilder sollten dynamisch sein

Je nach Eventgröße- und Format sollten durchschnittlich drei bis fünf Kameras im Einsatz sein und aus verschiedenen Winkeln das Geschehen aufnehmen. Auf diese Weise können Sie als Betrachter buchstäblich so nah am Inhalt und an der Erfahrung sein, wie Sie es nur können. Das Umschalten zwischen den Aufnahmen hilft dabei, die Zuschauer auf dem Bildschirm festzuhalten. Unserer Gewohnheit durch professionelle Fernsehformate geprägt, entspricht es, auch unbewegliche Settings wie eine Talkrunde durch viele Schnitte und Kamerafahrten schmackhaft gemacht zu bekommen.

Das Programm sollte interaktiv sein

Hybride Ereignisse unterscheiden sich erheblich vom Fernsehen: Die Teilnehmer sitzen mit den Händen neben einer Tastatur. Es ist daher ratsam, darüber nachzudenken, wie Ihre Online-Zuschauer teilnehmen können. Zum Beispiel durch Fragen (per Chat oder Twitter), die live beantwortet werden. Andere Formen der Interaktivität sind ebenfalls möglich, z. B. eine Umfrage, ein Quiz oder ein kollaboratives Online-Brainstorming.
Begrenzen Sie die Timeslots
Die Teilnahme an einem Hybrid-Event ist ein besonderes Erlebnis, bei dem Sie dieselben Inhalte mit allen möglichen Menschen ansehen. Auch wenn Sie allein vor dem Bildschirm sitzen, entsteht ein gewisses Gemeinschaftsgefühl. Dieses kann zum Beispiel durch Teilnahme an kleinen Expertentalks oder Workshoprunden verstärkt werden, in den sich auch die digitalen Teilnehmer besser kennenlernen. Um diese Energie zu bündeln und so viele Menschen wie möglich gleichzeitig online zu haben, dauert eine erfolgreiche Sendung im Durchschnitt ca. anderthalb bis zwei Stunden. Damit ist eine angemessene Aufmerksamkeitsspanne für ein Online-Publikum erreicht. Bei längeren Formaten sollten Möglichkeiten für Pausen eingebaut werden. Darüber hinaus können Sie auch deutlich machen, dass viel mehr „Ereignisse“ stattfinden, die der Online-Betrachter verpassen wird. Das sollte ihnen den Anreiz geben, das nächste Mal an der physischen Veranstaltung teilzunehmen!

Es muss ein klares Thema geben

Es ist relativ einfach, Zuschauer mit einem ansprechenden Thema anzulocken. Wählen Sie ein klares Thema und bauen Sie Ihr Programm darauf auf. Im Idealfall spricht das Thema Ihre Zielgruppe am meisten an. Auf diese Weise ziehen Sie Zuschauer an, die mit Ihrer Veranstaltung oder Konferenz noch nicht vertraut sind. Nach dem Betrachten der Online-Sendung kann jedoch empfohlen werden, die nächste physisch in Betracht zu ziehen.

Seien Sie unterhaltsam

Eine gute Sendung ist so unterhaltsam wie ein Fußballspiel oder eine moderne Talkshow. Es gibt immer einen Moderator, es gibt Gäste und es gibt einen Moderator, der die Online-Inhalte leitet. Dies sind die einfachen Regeln des Fernsehens, und Sie wären äußerst nachlässig, wenn Sie nicht all die Jahre kollektiver Erfahrung beachten würden.

Welche Komponenten benötigen Sie bei einer Übertragung von Hybrid Events?

Grundsätzlich benötigen Sie eine Vorschau für das Thema und den Kontext, in dem Sie sich thematisch mit Ihrem Event befinden. Stellen Sie wichtige Speaker, Experten oder den Moderator vor. Die Vorschau kann ebenso für Teile von Konferenzen oder Veranstaltungen genutzt werden, die zu einem anderen Zeitpunkt stattfanden. Sie könnten Rückblicke zeigen oder, bei Roadshows zum Beispiel, Eindrücke aus anderen Städten.

Typischerweise gibt es eine Live-Aufzeichnung einer Präsentation oder eines Seminars mit der Möglichkeit, online Fragen zu stellen. Der Online-Moderator kann diese Fragen von Remote-Viewern sammeln und an den Sprecher oder Vorsitzenden weiterleiten.

Beim Kommentar oder einer Schlussfolgerung kann ein exklusives Q & A mit dem Hauptredner, zum Beispiel speziell für Ihr Online-Publikum,gut funktionieren.

Der wichtigste erste Schritt: Erleben Sie ein Hybrid-Event selbst!

Bevor Sie sich in die Planung von hybriden Events oder digitalen Events stürzen, sollten Sie mindestens einmal als Teilnehmer dabei gewesen sein. Notfalls schauen Sie sich Aufnahmen vergangener Events an. Optimalerweise sind Sie natürlich live dabei. Nur dann werden Sie verstehen, wie es sich anfühlt, aus der Ferne teilzunehmen. Sie bekommen ein Gefühl für besondere, digitale Momente Ihres Events und ebenso für Schwachpunkte, an denen ein genauer Regieplan besonders relevant ist.

Fazit: Das Wichtigste zu Hybrid Events

Hybride Events können Unternehmen dabei helfen, ihre Reichweite zu vergrößern, den ROI von Ereignissen zu verbessern und wertvolle Daten zu sammeln. Hier sind einige wichtige Tipps, die Sie jetzt und in Zukunft direkt auf Ihre eigenen Hybrid Events anwenden können:

Werden Sie kreativ:

Unsichere Zeiten erfordern ein Umdenken. Wie Sie mit der Situation umgehen, bestimmt, wie erfolgreich es in diesem und in den kommenden Jahren sein wird.

Stellen Sie Ihre Teilnehmer an die erste Stelle:

Ihre Teilnehmer sollten immer an erster Stelle stehen. Diese Maxime ist heute wichtiger als je zuvor. Wie können Sie Ihren Teilnehmern in diesen schwierigen Zeiten bei Ihren Veranstaltungen helfen? Wie können Sie ansprechende virtuelle Erlebnisse erstellen, die eine persönliche Interaktion simulieren? Arbeiten Sie extrem bedürfsnisorientiert.
2020 wird ein hartes Jahr für die Live-Event-Branche. Es ist wichtig, dass Sie diese Zeit nutzen. Wappnen Sie sich jetzt für die Zukunft. Hybride Events und digitale Formate sind nicht neu im Eventbusiness. Allerdings gewinnen Sie nun einen neuen Stellenwert. Auch nach der Pandemie wird dieser Trend nicht verschwinden. Integrieren Sie diese Eventarten in Ihre Strategie. Seien Sie vorbereitet. Bilden Sie sich weiter. Schauen Sie sich andere Hybridevents an. Achten Sie auf die Regie und die Kameraführungen. Das sind neue Bereich für die meisten Projektmanager in der Eventbranche.

Ein Hybrid-Event kann die perfekte Lösung für Ihr Event während der COVID-19-Pandemie sein, mit der wir derzeit konfrontiert sind. Doch auch darüber hinaus werden uns hybride und digitale Eventformate in Zukunft häufiger begleiten. Egal, welche Entscheidung Sie bezüglich der geplanten Konferenzen und Messen in diesem Jahr treffen, denken Sie immer an erster Stelle an Ihre und die Gesundheit Ihrer Gäste.

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Autor: Gunnar Larsson
Foto: Caleb Oquendo

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