Was ist ein Hybrid Event?

Zu dieser immer wieder grundlegend aufkommenden Frage empfehlen wir unseren Blogbeitrag  Hybrid Events organisieren zu lesen und folgendes Video anzusehen. Dieser Artikel geht vor allem auf das Zusammenspiel von Regisseur und Projektmanager sowie auf das Vorgehen in der Planung von Hybrid Events eingehen.

Was Sie für die Organisation einer hybriden Veranstaltung benötigen

Mittlerweile ist es grundsätzlich viel einfacher, ein größeres Publikum mit ausreichend hoher Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung zu erreichen. Auch wenn Deutschland im Vergleich immer noch hinterherhinkt, kann mittlerweile ein Großteil der Zielgruppe der meisten Hybrid Events auch digital von zu Hause aus teilnehmen, ohne einen permanenten Zusammenbruch der eigenen Leitung zu befürchten oder ständig aus dem Stream zu fliegen. Das macht es einfacher, mehr Menschen mit Ihrem Event zu erreichen. Das ist jedoch nur die eine Seite der technischen Herausforderung.

Auf der anderen Seite steht der Veranstalter. Hier sollte die technische Vorbereitung etwas genauer ausfallen als lediglich zu testen, ob Videos flüssig gestreamt werden können. Sichern Sie ihre Leitung so gut es geht ab. Wieviel Menschen nehmen digital teil? Gibt es ein erhöhtes Datenvolumen, was während der Übertragung transportiert wird? Nutzen Gäste vor Ort womöglich das gleiche WLAN wie Sie? Sie animieren eventuell sogar noch dazu, auf dem Event aktiv das WLAN zu nutzen? Die meisten Full Service Agenturen bieten hierzu eine Absicherung der Leitung an.

Jedes hybride Event benötigt eine sichere Leitung. Die Verfügbarkeit des Streams während des gesamten Events gehört zu den wichtigsten Punkten dieser Art von Event. Seien Sie vorbereitet! Sie benötigen eine sichere Plattform, um Ihr Hybrid Event zu streamen. Sie benötigen Kameras, in der Regel mindestens drei. Sie benötigen Mikrofone. Sie benötigen Licht für eine andere Ausleuchtung als bei reinen Live-Events. Sie benötigen eine Regie und einen vorher abgestimmten Regieplan.

Warum ein Hybrid Event kein reiner Live-Stream des Live-Events ist

Viele von uns haben, spätestens im Coronajahr 2020, schon einmal einen Live-Streaming auf dem Laptop, mit dem Referenten in einem winzigen Rahmen und seinen Folien an der Seite gesehen. Vielleicht erinnern Sie sich noch daran, wie Sie sich nach spätestens 30 Minuten gelangweilt haben. Der Inhalt kann so nur schwer hängen bleiben, denn dafür benötigen Sie eine gewissen Motivation. Diese wird durch bestimmte Emotionen bedingt. Und die sind bei solch einem Setting (über mehrere Stunden als außenstehender Beobachter, der kein vollwertiger Teil des Events ist) kaum auszulösen. 

Immer noch werden hybride Events häufig mit einem einfachen Streaming verbunden. Eine Kamera auf die Bühne zu richten und durchlaufen zu lassen, um parallel Facebook live oder ähnliche Portale zu beliefern, ist kein Hybrid Event aus Eventmanagement-Sicht. Es handelt sich natürlich auch um einen digitalen Livestream, keine Frage. Aber ist es wirklich alles, was ein hybrides Event ausmacht? Reicht eine starre Kamera mit Übertragung, um aus einem Event ein Hybrid Event zu machen? 

Eine hybride Veranstaltung ist viel mehr als nur eine statische Aufzeichnung. In einem Hybrid Event führen Sie eine interaktive Online-Komponente in Verbindung mit dem physischen Element des Programms ein. Dieser interaktive Part ist, neben den mittlerweile gestiegenen Erwartungen an die Qualität des Infotainments sowie der Anpassung des Programms und der Technik die wichtigste Eigenschaft eines hybriden Events. Sie können damit theoretisch ein großes (internationales) Publikum erreichen,  welches aktiv an Ihrer Veranstaltung teilnehmen kann. 

Das Hybrid Event hat die Aufgabe, das einmalige Erlebnis eines Events, die Emotionen, die Außeralltäglichkeit, die Inhalte auf bestmögliche Weise digital weiterzugeben. Der digitale Teilnehmer soll möglichst nah an das Live-Erlebnis der Gäste vor Ort  herankommen. Zudem sollte das Online-Publikum in ein physisch stattfindendes Event mit einbezogen werden. Das Publikum vor Ort nimmt teil. Es sieht, hört, riecht und schmeckt (zum Beispiel durch Catering oder Drinks) das Event. Es kann reinrufen, klatschen, tanzen und mehr, um sogar den Ablauf und das Erlebnis der anderen Teilnehmer mit zu beeinflussen. Das Live Publikum kann an Fragen und Antworten teilnehmen, mit Referenten, Künstlern und anderen Teilnehmern  interagieren. All diese Punkte sollen einem digitalen Teilnehmer verwehrt bleiben? Digitale Teilnehmer sollen lediglich anhand einer starren Kamera gucken dürfen, was die anderen erleben? Nein, das nennen wir als Eventmanager einer Full Service Agentur nicht Hybrid Event. 

Hybride Events angemessen in 2021 planen

Nachdem wir uns angesehen, was wir als Eventmanager auf keinen Fall unter einem Hybrid Event verstehen und welche Rolle die Regie und die technischen Voraussetzungen spielen, schauen wir doch noch einmal genau hin, welche Eckpunkte bei der Planung zu beachten sind.

Grundlegend müssen zwei Punkte immer als erstes beachtet werden:

  1. Ist das Hybrid Event finanzierbar bzw. welcher finanzielle Rahmen ist realistisch?

  2. Ist das Hybrid Event technisch und projektplanerisch umsetzbar

In Zukunft sollten hierbei sowohl Kunden und deren Gäste beachtet werden, die bereit sind zu reisen, um live vor Ort dabei zu sein als auch reine Online Teilnehmer. Was wäre eine Basis für eine solide Hybrid Event-Funktionalität jenseits der Live-Keynote-Streams? Hier sind einige Ideen dazu:

  1. Eine Möglichkeit können kleinere Keynote-Watch-Parties sein. Sie werden von Gemeinschaften mit gleichen Interessen organisiert oder durch Agenturen vorbereitet, mit den Membern der Community und deren Bedürfnissen abgestimmt und gemeinsam umgesetzt. Neben gängigen Online-Konferenz-Tools eignet sich zum Beispiel hierzu Twitch als Plattform. Eine weitere Möglichkeit ist eine Art von Streaming / interaktivem Chat, möglicherweise nach Themen geordnet.
  1. Integration mit LinkedIn für sofortige Verbindungen über die Konferenz hinaus. Viele Veranstalter investieren Zeit und Geld in ganz individuelle Event-Plattformen und heben diese als Networking Möglichkeit auch nach dem Event hervor. Ein Event zu veranstalten ersetzt natürlich kein jahrelanges Marketing von “big playern” im online Networking wir LinkedIn oder Xing. Nach dem Event ebbt das Networking über diese Apps auf dem Smartphone schnell ab und irgendwann wissen wir gar nicht mehr, was das für eine App ist, weil wir sie seit Monaten nicht mehr genutzt haben. Machen wir es uns einfach und nutzen für das Networking über unser Event hinaus gängige Plattformen wir LinkedIn. In der Regel hat jeder Teilnehmer hier bereits aussagekräftige Profile und kennt die Abläufe bei der Nutzung der App.
  1. In eine ähnliche Richtung geht die Möglichkeit, die Diskussionen über die Veranstaltung hinaus über Gruppen oder gehostete Community-Foren fortzusetzen. Dadurch könnte ein hybrides Event leichter die schwer fassbare Netzwerkstimmung zwischen Ereignissen erzeugen.
  1. Zugriff auf einen laufenden Live-Stream der Veranstaltung. Hierzu könnte ein Breakout-Raum oder ein Theater als Live-Stream-Ort festgelegt werden. Alle Veranstaltungen in diesen Theatern stehen auf dem Live-Stream-Programm. Andere Sitzungen in anderen Räumen könnten aufgezeichnet und zeitlich versetzt angesehen werden. Live-Streams sind allerdings technisch eine andere Herausforderung als eine reine Aufzeichnung. Daher sollten die Anzahl der Live-Streams im Rahmen des Events begrenzt werden.
  1. Als VIP-Online-Ticket könnten Sie einen fortlaufenden privaten Live-Kanal bereitstellen. Hier können die Premium-Teilnehmer besondere Angebote wahrnehmen. So sind für diesen Bereich vertiefte Expertentalks oder erweiterte Peer-Group Sitzungen denkbar. Eine kleinere Runde für Fragen an die einzelnen Redner oder kurze Elevator Pitchs unter den Premium-Mitgliedern sind möglich.
  1. Eine hybride oder rein digitale Pressekonferenz mit Fragen aus externen Einreichungen. Idealerweise würde diese Konferenz auch einen interaktiven Chat beinhalten, um weitere Fragen zu beantworten. Medienmitglieder vor Ort könnten ebenfalls von diesem Chat profitieren.
  1. Eine Preisstufe, die für alle sinnvoll ist und einer Mitgliedsgruppe nicht das Gefühl gibt, überbezahlt zu sein.

Hybrid Event: Das Zusammenspiel des Full Service Agentur Eventmanagers und eines Regisseurs

Stellen Sie sich das Hybrid Event nicht als Event vor, was einfach noch gestreamt werden soll. Damit werden Sie dieser Art von Event nicht gerecht. Stellen Sie es sich als eine Mischung aus Live-Event und einer TV-Show vor. Damit kommen wir dem Hybrid Event näher. Das beschreibt das Ziel einer hybriden Veranstaltung besser. Bei der Planung werden zwei, teilweise parallel laufende, teilweise sich überschneidende Stränge erarbeitet. Das Erlebnis vor Ort und das digitale Erlebnis. Der Eventmanager kann seine Erfahrungen beim Live Erlebnis einbringen und seine Wünsche, was beim digitalen Teilnehmer ankommen soll. 

Der Regisseur konzipiert die Show für den digitalen Teilnehmer. Das was via Streaming ankommt gleicht in Vorbereitung und Umsetzung eher einer TV-Show. Niemand schaut eine Sendung im Fernsehen mit einer starren Kamera länger als fünf Minuten. Niemand schaut sich schlecht ausgeleuchtet und schlecht verständliche Podiumsdiskussionen im Fernsehen bis zum Ende an. Bei Einblendungen von Videoclips und Präsentationen möchte der digitale Teilnehmer ebenso alles in bester Qualität und an seinen Screen angepasst sehen. Auf einer Messe kann er nicht umherlaufen. Er ist darauf angewiesen, zu nehmen, was ihm digital aufbereitet wird. Es sei denn, es handelt sich um eine digitale Messe mit Avataren wie sie durch zahlreiche Plattformen und Full Service Agenturen angeboten werden. Diese Variante eignet sich aber immer noch selten für private Haushalte, da eine gute Leistung des Rechners Voraussetzung ist. Doch wir erwarten nicht nur als digitaler Teilnehmer eines Events in 2021 eine gut ausgearbeitete Show zu erleben, sondern wir erwarten mehr als nur unsere gewohnte TV Qualität. Denn was macht das digitale Zeitalter aus? Es geht nicht mehr nur ums Konsumieren vor dem Fernseher. Wir wollen mitmachen und als interaktiver Teilnehmer wahrgenommen werden. Zu einer permanent besetzten Regie mit dem Wechsel zwischen verschiedenen Kameraeinstellungen, dynamischen Kamerafahrten, Online-konformen Ton und Licht sowie einer für digitale Eventteilnehmer angenehmen Bühnensituation kommen interaktive Elemente. Fragen an das Online-Publikum, deren Antworten den Ablauf des Events genauso beeinflussen können wie durch die Teilnehmer vor Ort erhöhen das Gefühl, als Gast des Events wahrgenommen zu werden. 

Machen Sie es interaktiv, kurz und unterhaltsam. Denken Sie immer daran, dass Ihre digitalen Zuschauer im Dunst der Anonymität jederzeit mit einem einzigen Mausklick wieder weg sind. Umso wichtiger ist es, Erfahrungen aus dem TV Bereich und der Produktion von Fernsehshows mit dem Potenzial des Internets zu verknüpfen.

Welche Punkte eines Hybrid Events sind besonders wichtig?

Auch dieses Jahr wird durch Covid19 geprägt sein. Wir haben ein Jahr hinter uns, welches unser Verhalten und unsere täglichen Abläufe grundlegend neu geordnet hat. Wir haben gelernt, mit Maßnahmen im täglichen Leben umzugehen, die das Virus aufhalten sollen. Unsere Kontaktbeschränkungen sind zum Alltag geworden. Aufnahmen von vollen Konzerten mit eng an eng stehenden Gästen erscheinen wie aus einer anderen Zeit, obwohl sie erst ein Jahr her sind. Events sind anders geworden. Und die soziale Interaktion als wichtiger Teil des Events wird auch wieder Teil davon. Doch bis dahin gehen wir den bestmöglichen Weg, der uns in Zukunft sicher auch weiterhin begleiten wird, wenn wieder alle Wege begehbar sind.

Unsere gesendeten Bilder des Events sollten dynamisch sein

Wie bereits angesprochen, werden Sie keinen TV Talk, keine TV Show, keine Bühnenshow im Fernsehen ohne dynamische Bilder sehen. Achten Sie beim nächsten Fernsehabend mal genau auf die Dynamik der Aufnahmen. Da werden Kameras gefahren. Da werden Perspektiven geändert. Da fährt die Kamera um den Moderator herum. Da wird der Redner herangezoomt. Und alles nur, um uns bei Laune zu halten und eine permanente Dynamik zu erschaffen. Selbst wenn auf der Bühne nichts passiert und nur ein Comedian auf einer festen Stelle steht und erzählt, haben wir nie das Gefühl, starr jemanden aus gleicher Perspektive zu sehen. Es sollten also mindestens drei oder vier Kameras aus verschiedenen Winkeln während Ihres Hybrid Events zur Verfügung sein. Auf diese Weise können Sie als Betrachter buchstäblich so nah am Inhalt und an der Erfahrung sein, wie Sie es nur können. Der Wechsel zwischen den Aufnahmen hilft uns dabei, unsere digitalen Teilnehmer permanent zu stimulieren und somit nicht zu verlieren.

Unser Hybrid Event sollte interaktiv sein

Hybrid Events nehmen also Fernsehelemente auf. Und dennoch unterscheiden sie sich erheblich vom Fernsehen. Wir bleiben Eventmanager, integrieren aber TV Show-Methoden. Unser Gast ist jedoch kein starrer TV Zuschauer. Die digitalen Teilnehmer sitzen mit den Händen neben einer Tastatur. Sie haben eine Maus und sie sind es gewohnt, diese Dinge zu nutzen und mit ihrem Endgerät auch hin und wieder ins Geschehen einzugreifen. Denken Sie also bei der Planung darüber nach wie Ihre Gäste am Geschehen partizipieren können. Eine Möglichkeit können Fragen während des Events sein (per Chat oder Twitter oder über eine eigene App), die live beantwortet werden. Andere Formen der Interaktivität sind ebenfalls möglich, z. B. eine Umfrage, ein Quiz oder ein kollaboratives Online-Brainstorming.

Infotainment: Seien Sie so unterhaltsam und bieten Sie guten Content

Eine gute Sendung ist so unterhaltsam wie ein Fußballspiel oder eine moderne Talkshow. Es gibt immer einen Moderator, es gibt Gäste und es gibt einen Moderator, der die Online-Inhalte leitet. Dies sind die einfachen Regeln des Fernsehens. Wir machen sie uns zu nutze und bauen sie bestmöglich in unsere Planung des Hybrid Events ein. 

Ihr Hybrid Event braucht ein konkretes Thema

Interessante und ansprechende Inhalte, die Ihre Zielgruppe ansprechen, sind entscheidend für den Erfolg Ihres Hybrid Events. Wenn Sie bedenken, dass ein erheblicher Teil Ihrer Zielgruppe online und nur einen Mausklick von einer Vielzahl verlockender Ablenkungen entfernt ist, ist es umso wichtiger, Ihre Zielgruppe gut zu kennen. Ihr Programm sollte aktuelle Themen aufgreifen und somit Themen, die gerade viele Menschen bewegen. Wir benötigen ein konkretes und aussagekräftiges Thema. Darauf bauen wir unser Programm auf. Denken Sie immer an Ihre Zielgruppe. Wir wollen mit dem Thema nicht vorrangig Ihren persönlichen Geschmack oder den Ihres Kunden oder Chefs ansprechen. Wir haben ganz konkrete Menschen im Kopf, die wir erreichen wollen. Und auf diese Menschen zielt unser Thema ab. Auf diese Weise ziehen wir auch Zuschauer an, die Ihr Event oder Ihre Marke noch nicht kennen. Dabei bleiben Sie sich und Ihrem Stil dennoch treu, um Ihre Stammkunden oder Stammgäste nicht zu enttäuschen. Nach dem Betrachten der Online-Sendung können Ihre digitalen Teilnehmer durch einen Call to Action animiert werden, auch einmal live und physisch vor Ort dabei zu sein, sofern es aktuell möglich ist. 

Wir legen die Agenda fest und begrenzen die Zeitslots

Sobald Sie sich über Ihr Thema im Klaren sind, ist es Zeit, den Umfang und die Agenda Ihrer Hybridveranstaltung festzulegen. Berücksichtigen Sie die Arten von virtuellen und physischen Elementen, die Sie einbeziehen möchten. Nehmen Sie sich Zeit, um sowohl die physischen als auch die virtuellen Aspekte Ihrer Veranstaltung und die Art und Weise, in der sie zusammenpassen, um ein zusammenhängendes hybrides Event zu erzielen, sorgfältig zu planen. 

Wir versuchen mit einem Hybrid Event stets den Spagat zwischen “allein sein” und “gemeinsam erleben” so gut wie möglich umzusetzen. Das ist durchaus möglich. Die Teilnahme an einem Hybrid Event ist ein besonderes Erlebnis, bei dem Sie dieselben Inhalte mit allen möglichen Menschen aus dem ganzen Land (oder der ganzen Welt) ansehen. Wir versuchen einzelne Menschen mit dieser Variante des Events zusammenzubringen und trotz der eher wenig sozialen Situation (allein vor einem Bildschirm), möchten wir ein gemeinsames Gefühl aufbauen. 

Jeder soll sich als Teil des Events und verbunden mit den anderen Teilnehmern fühlen.  Um diese Energie zu bündeln und so viele Menschen wie möglich gleichzeitig online zu haben, dauert eine durchschnittliche Produktion ca. zwei Stunden. Mit dieser Zeitspanne können wir arbeiten. Sie ist ein angemessenes Zeitfenster für unser Online-Publikum. Darüber hinaus können Sie auch deutlich machen, dass viel mehr „Ereignisse“ stattfinden, die der Online-Betrachter verpassen wird. Auch hier können wir wieder auf den Anreiz hinarbeiten, auch physisch das Event einmal erleben zu wollen. In Zeiten von Covid 19 tritt dieser Aspekt in den Hintergrund, aber auch diese Phase wird irgendwann zu Ende sein. Doch die gestiegenen Anforderungen an ein Hybrid Event werden bleiben. Da die Aufmerksamkeitsspanne des Online-Publikums begrenzt ist, ist es für Hybrid Events sehr wichtig, ein schnelles Tempo einzuhalten. Denken Sie daran, wenn Sie einen passenden Moderator auswählen.

Finden Sie eine geeignete Plattform oder fragen Sie ihre Full Service Agentur

Die Auswahl einer geeigneten Plattform wird oft unterschätzt. Wie beschrieben, gehen Hybrid Events über einfache Live-Streams und Webinare hinaus. Wir wollen unsere Gäste so gut es geht mit einbeziehen, online genauso wie als physische Teilnehmer vor Ort. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es wichtig, eine Plattform mit den richtigen Funktionen auszuwählen. Je komplexer das Vorhaben, desto umfangreicher sollten die Möglichkeiten der Plattform sein. Besonders wenn das Event Multifunktionalität erfordert, einschließlich einer Vielzahl von Registrierungsoptionen mit gestaffelten Preisen, mehreren Live-Streams, gleichzeitigen Sitzungen, On-Demand-Video- oder synchronisierten Videositzungen und zuverlässigen Analysen, wird die technische Komponente wichtiger.

Denken Sie an die Herausforderungen von Online-Formaten

Unterhaltung ist wichtig, wenn es um Informationen geht. Doch sie sollte sich in der Regel in einer Mischform, dem sogenannten Infotainment mit einbetten. Reines Entertainment wird im B2B Bereich oft überschätzt. Die Gäste gehen mit einem konkreten Ziel und konkreten Erwartungen zu Ihrem Event oder schalten sich Online mit dazu. Hierzu gehört im B2B Bereich kaum die Erwartung eines außergewöhnlichen Entertainment-Programms. Zum Glück, denn das ist im Online-Format deutlich schwerer umzusetzen als in der reinen Live-Kommunikation. Die technischen Voraussetzungen, um zum Beispiel Live-Musik zu streamen sind deutlich höher. Die Emotionen vor Ort, den Klang der Musik und ungeplante Aktionen auf und neben der Bühne bestmöglich in digitaler Form zu übertragen erfordert zudem eine andere Regie. Es ist natürlich dennoch möglich. Beachten Sie jedoch hierbei die erhöhten Anforderungen bei der Planung und verzichten Sie nicht auf die Hilfe professioneller Eventagenturen. 

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Autor: Daniel Weber
Foto: Pixabay

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