Sie sind Organisator eines Events oder Leiter eines Gewerks? Dann wissen Sie aus Erfahrung: Ein erfolgreiches Event bedarf vieler Komponenten. Doch welche Rolle tragen Sie als Eventmanager oder Leiter eines Gewerks? Wie können Sie persönlich dazu beitragen, Ihre Veranstaltung zu einem unvergesslichen Erlebnis zu machen?
Wir haben uns in Expertenblogs umgehört und für Sie recherchiert: Welche Aspekte können Führungskräfte im Eventbereich aus dem Projektmanagement übernehmen? Welche Eigenschaften brauchen Sie, um ihr Event zu einem Erfolg zu machen.
1. Ein Event ist ein Projekt!
Nicht allen Führungskräften im Eventbereich ist klar, dass sie auch Projektmanager sind. Wer erfolgreich Events organisieren will, sollte sich also die Methoden erfolgreicher Projektmanager genauer anschauen.
Verschaffen Sie sich einen Überblick
So banal es klingt, verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über Ihr Projekt. Definieren Sie Ziele, Beschränkungen (Budget, Location, Zeit), Teammitglieder sowie interne und externe Stakeholder. Listen Sie anschließend alle Aufgaben auf. Große Aufgaben unterteilen Sie in einzelne Schritte. So behalten Sie den Überblick und große Blöcke erscheinen weniger furchteinflößend.
Setzen Sie Deadlines und Meilensteine
Legen Sie Fristen fest. Beginnen Sie damit, diejenigen Fristen zu erfassen, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen. Das ist allen voran das Event-Datum aber auch das Datum bis zu dem der Veranstaltungsort gebucht oder die Anzahlung geleistet sein muss. Sobald Sie die externen Fristen erfasst haben, können Sie Ihre selbst auferlegten Deadlines festlegen. Bis wann sollen die Referenten oder der Caterer gebucht sein? Wann soll die Veranstaltung öffentlich bekannt gegeben werden?
Schließlich legen Sie Meilensteine fest. Meilensteine sind nicht das Gleiche wie Deadlines. Meilensteine sind weiche Ziele. Sie zeigen auf dem Weg zum tatsächlichen Event den Fortschritt und können den Erfolg messen. Meilensteine für Events sind beispielsweise: „300 Tickets bis Ende September verkaufen“ oder „Fünf Sponsoren bis drei Monate vor der Veranstaltung verpflichten“.
Überprüfen Sie Ihre Fortschritte
Genau wie Projektmanager, überprüfen erfolgreiche Führungskräfte im Eventbereich regelmäßig ihre Fortschritte. Es gibt viele Wege, Deadlines und Meilensteine zu kontrollieren. Finden Sie heraus, welche Methode sich für Ihre Veranstaltung und Ihr Team eignet: Digitale Projektmanagement Tools, Excel Sheets oder schlicht Post-Its, Marker und Stifte.
Bereiten Sie professionell nach
Das Event ist gelaufen, die Gäste waren begeistert, die Fotos sind online. Wer jetzt denkt, alles ist erledigt, der irrt sich. Nach dem Event sollte eine sorgfältige Nachbereitung stattfinden. Bei einem Meeting mit den wichtigsten Akteuren des Events können Sie Erfolge feiern und wichtige Lektionen für das nächste Mal besprechen.
2. Kommunikation ist der Schlüssel
Gelungene Kommunikation ist der Schlüssel erfolgreicher Führungskräfte und unverzichtbar für erfolgreiche Eventmanager. Doch, wie George Bernhard Shaw treffend formulierte: „Das größte Problem in der Kommunikation ist die Illusion, sie hätte stattgefunden.“ Binden Sie alle Stakeholder und Teammitglieder adäquat und ausreichend ein und verlieren Sie nicht den Draht während des Projekts. Kommunikation ist während des gesamten Projektes nötig und wichtig.
Kommunikation funktioniert in beide Richtungen, nutzen Sie dieses Potential! Haben Sie immer ein Ohr an der Basis, legen Sie Wert auf ehrliches Feedback. Viele Probleme lassen sich vermeiden, wenn Führungskräfte sich dafür interessieren, was ihre Mitarbeiter zu sagen haben.
Kommunikation funktioniert am besten von Angesicht zu Angesicht. Dennoch müssen sich nicht immer alle Beteiligten zur gleichen Zeit treffen. Am besten, Sie vereinbaren regelmäßige Treffen mit Ihren wichtigsten Verantwortungsträgern, um Entscheidungen zu treffen, Fortschritte zu analysieren und Probleme zu klären. Die Ergebnisse werden dann in kleineren Teammeetings weitergegeben.
Manchmal ist digitale Kommunikation der bessere, weil einfachere Weg, zum Beispiel immer dann, wenn Teams verstreut arbeiten oder zu unterschiedlichen Tageszeiten. Heute existieren dafür unzählige praktische Tools und Apps. Überlegen Sie, welche digitalen Hilfsmittel Sie benötigen, um Ihr Event besser zu organisieren. Erfolgreiche Projektmanager und Führungskräfte verwenden üblicherweise zumindest:
- ein Programm, um Dokumente zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten,
- ein Programm für Video Konferenzen und
- ein Programm für öffentliche To-do-Listen und Tabellenkalkulation.
Brauchen Sie professionelle Hilfe bei der Organisation Ihres Events, fehlen Ihnen echte Führungspersönlichkeiten oder Experten für bestimmte Gewerke? Klar und Wertvoll arbeitet mit einem großen Netzwerk an erfahrenen Eventspezialisten zusammen. Wir helfen Ihnen dabei, Ihr Event zu einem unvergesslichen Ereignis zu machen. Sprechen Sie mit uns!
Kommunikation. Events. Zukunft.
Das stärkste Mittel für ein erfolgreiches Emotional Branding ist die Live-Kommunikation. Hierbei stehen wir Ihnen gern zur Seite. Ob durch eine passende emotionsstarke Platzierung oder mit neuen Konzepten, die wir gerne individuell auf Ihre Marke oder Ihr Unternehmen zuschneiden. Wir stehen für intensive Momente, für Aha-Effekte und für phantasievolle Stories.
Autorin: Anja Bräuning – freie Texterin. Themenschwerpunkte: Events, Content Marketing, IT, Financial Services, Banking, Strategische Kommunikation, Unternehmenskommunikation
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