Zum Erfolg mit Key Performance Indikatoren – Veranstaltungen organisieren mit den richtigen Zielen

Ob der 50. Geburtstag, eine Silberhochzeit oder eine Überraschungsparty für die Freundin, die ein Jahr in Amerika war – das Organisieren einer Veranstaltung haben wir alle schon mal gemacht. Doch wenn die Veranstaltung vorbei ist, stellen sich die immer wiederkehrende Fragen: Hat es auch allen gefallen? Wie ist die Resonanz? Und was sollte ich anders machen?
Auch für Eventmanager, die das tagtäglich machen, sind das die entscheidenden Fragen. Wie ist meine Veranstaltung angekommen? Und hat sich der Aufwand nicht nur für mich sondern auch für meine Teilnehmer gelohnt?

Das Ziel meiner Veranstaltung

Es gibt hundert verschiedenen Veranstaltungstypen. Darum ist es auch verständlich, dass jede Veranstaltung auch ein anderes Ziel verfolgt. Da wäre zum Beispiel das Marketing Event, welches als Ziel das Verkaufen bzw. Bewerben eines Objektes oder einer Sache hat. Teambuilding Events sollen eine Gruppe von Menschen enger zusammen bringen und ihre Zusammenarbeit fördern. Bei einem B2B Event ist das Ziel, den Kontakt zwischen möglichen Partnern zu schaffen. Doch, ob das Ziel erreicht wurde oder nicht, sagt am Ende nicht genügend aus, um zu sagen, ob die Veranstaltung ein Erfolg war oder auch um zu sagen, ob die Planung hätte besser laufen können. Falls dies der Fall ist, möchte man anschließend natürlich wissen, wo man genau etwas ändern hätte müssen. Hier kommen die Key Performance Indikatoren zum Einsatz.

Was genau sind Key Performance Indikatoren und wie erhebe ich KPI?

Die Key Performance Indikatoren (kurz KPI) sind im Endeffekt nichts anderes, als Kennzahlen, an denen man in einzelnen Bereichen die Leistung ermitteln kann. Wie und welche Indikatoren allerdings eine Rolle für das Event oder auch für die Firma spielen entscheidet das Unternehmen für sich alleine.

Einfach zu messende Indikatoren sind hierbei Teilnehmer- und Verkaufszahlen. Diese lassen sich anhand einer Analyse der Verkaufszahlen ermitteln. Hierbei sollte aber auch der Veranstaltungsort bzw. auch das Thema berücksichtigt werden.
Schwieriger wird es da schon bei der Erfassung der Zufriedenheit der einzelnen Gäste. Hier können Fragebögen, die entweder online oder auch vor Ort ausgefüllt werden können helfen. Allerdings müssen diese anschließend auch ausgewertet und interpretiert werden. Fragebögen können ebenfalls zum Einsatz kommen, um zu Erfahren, ob die Informationen oder auch die Emotionen einer Veranstaltung gut übermittelt wurden.

Einer der wichtigsten Indikatoren für Eventmanager ist die Budgetierung. Hier kann nämlich überprüft werden, ob es Möglichkeiten der Einsparung gibt. Das ausgegebene Budget wird mit dem zur Verfügung stehenden Budget verglichen. Dies kann man auch mit vorherigen Veranstaltungen der selben Kategorie machen. Wo habe ich mehr investiert und wo weniger? Und warum? Hatte ich vielleicht einen anderen Lieferanten ?

Ohne Interpretation kein Erfolg

KIP Werte bringen einem allerdings nur etwas, wenn man sie auch richtig interpretieren kann. Hier können einem Computerprogramme helfen, die die verschiedenen Veranstaltungen auf einander abstimmen und so auch übergreifend Vergleiche ziehen können. Solche Programme werden Meeting-Management-Programme genannt.
Hier merkt man aber auch, dass einige Wunschwerte einfach nicht erfüllt werden können. So wie zum Beispiel, bei der Zufriedenheit der Teilnehmer. Man wird schnell merken, man kann nicht immer jeden glücklich machen. Auf der anderen Seite können einige Ziele sich auch widersprechen. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn man mit besonders wenig Budget eine Veranstaltung organisieren soll, der Gast allerding ein Gourmetessen erwartet. Das Ziel des Budgets stimmt also nicht mit dem Ziel der Zufriedenheit der Gäste überein, da sie andere Erwartungen haben.
Darum ist es wichtig, sich nicht nur auf diese Indikatoren zu fokussieren, um eine Veranstaltung zu organisieren, damit am Ende nicht andere wichtige Werte verloren gehen.