Kosten und Vorgehen bei einem gelungenen Online Event

Hierzu empfehlen wir unsere Blogbeiträge: Hybrid Events organisieren und Hybrid Events: eine neue Normalität? zu lesen.

Die Corona-Pandemie hat immer noch sowohl die Eventbranche als auch viele andere Branchen fest im Griff. Veranstaltungen werden bis auf Weiteres verschoben, im schlimmsten Fall komplett abgesagt. Auf das Leben vor der Pandemie zu warten ist jedoch keine kluge Taktik, denn früher oder später kann das für eine Full Service Eventagentur die Existenz kosten. Wer bis jetzt noch nicht reagiert hat, sollte seine Innovationsrakete langsam zünden und sich auf die neuen Gegebenheiten einstellen. Online boomt mehr denn je und Online-Veranstaltungen werden sich etablieren.

Die Vorteile eines Online Events

Das Format des Online Events oder auch virtuelles Event oder digitales Event ist noch relativ neu in dieser Ausprägung. Man kann sich als “First-Mover” behaupten und sich dabei einige Fehler erlauben. Schwächen und Makel zu erkennen ist wichtig, um sie beim nächsten Mal auszubessern. Andere werden jedoch auch zusehen, um diese Fehler nicht zu begehen und es im Nachhinein zu optimieren. Gut beworben hat das Online-Event eine potenziell höhere Reichweite und das Grandiose am Internet ist die Skalierbarkeit, da es plump gesagt “unendlich” ist. Solange natürlich die Bandbreite des Internetproviders nicht der limitierende Faktor ist. Des Weiteren fallen viele Kostenpunkte weg: Raummiete, Catering, Personal, etc.

Der aufgezeichnete Livestream bietet im Nachgang unzähligen Content, der als Marketinginstrument für weitere Events genutzt werden kann. Bestimmte Vorträge, Sessions und Workshops können monetarisiert online gestellt werden und kreiieren somit eine neue Form von Einnahmen. Selbst wenn es auf den ersten Blick nicht so scheinen mag, aber die Interaktivität und die Möglichkeit “näher” am Top-Speaker zu sein, ist über die Chat-Funktion gegeben. Bei einem gut moderierten Q&A nach der Keynote kann sich jeder Teilnehmer mit einbringen. Klimaschutz ist ein weiterer entscheidender Faktor: Es muss nicht gereist werden.

Die Nachteile eines Online Events

Sponsorings werden wahrscheinlich niedriger bepreist werden, wobei es hier die Frage der Skalierbarkeit des Online-Events ist. Dadurch resultierende geringere Einnahmen können jedoch mit den geringeren Ausgaben ausgeglichen werden.

Ablenkung und eine niedrigere Aufmerksamkeitsspanne sind entscheidende Nachteile: Eine neue Textnachricht auf dem Handy oder das schreiende Kind. Man hat nicht die klassische Event-Atmosphäre und die Neugierde reduziert sich möglicherweise.

Catering und Kaffee fallen weg und hier müssen wir uns selbst eingestehen, dass diese weichen Faktoren doch ihre Rolle spielen. Zufällige Begegnungen und zufälliges Networking sind nur bedingt möglich.

Wie organisiere ich ein gelungenes Online Event?

Jede Full Service Eventagentur musste sich spätestens im Jahr 2020 mit dieser Frage auseinandersetzen. Aber auch auf Kundenseite wird das Verständnis für Onlinemaßnahmen im Eventbereich immer wichtiger. Es müssen Fragen beantwortet und Ziele definiert werden. Wen und was möchte ich erreichen? Welche Inhalte sind relevant für meine Zielgruppe? Welche Software und Tools möchte ich nutzen, um das Online-Event zu realisieren? Welche Kosten kommen auf mich zu und welche Einnahmen kann ich generieren? Wer moderiert das Online-Event? Wo akquiriere ich passende Teilnehmer und einen Speaker der nachhaltig kurzweilige Inhalte im Rahmen eines digitalen Formats wie dem Online Event vermittelt und dabei die digitalen Teilnehmer mit einbezieht? Wie kann ich den Teilnehmern ein “zufälliges Netzwerken” auch online ermöglichen? Wie können Aussteller Business-Termine mit Teilnehmern, Kunden, Leads, Netzwerk-Kontakten planen und wahrnehmen? Wie binde ich die Teilnehmer in die Online-Vorträge, Sessions, Workshops aktiv und interaktiv mit ein? Wie stelle ich sicher, dass Teilnehmer zwischendurch auch mal “rausgehen” können, ohne auf die Inhalte verzichten zu müssen (und auch wieder interessiert zum Bildschirm zurückkehren)?

Ihr Speaker oder Moderator sollte online-affin sein

Sie benötigen Redner für Ihre Veranstaltung. Professionelle Redner, die sich mit virtuellen Veranstaltungen auskennen, können Ihre Veranstaltung zum extrem aufwerten. Sie möchten nicht viel Zeit und Geld investieren, um ein Publikum zu gewinnen, die Technologie zu implementieren und sich dann auf Personen zu verlassen, die nicht viel Erfahrung mit der Präsentation virtueller Veranstaltungen haben. Der Keynotespeaker und der Moderator sollten wissen, worauf sie sich bei einem Online Event einlassen. Es ist wie eine TV-Show, nur mit höheren Erwartungen des Publikums beim Thema Interaktivität.

Was kostet ein Speaker für Online Events?

Die Gebühren für das virtuelle Sprechen variieren stark. Wenn Sie mit den Gebühren für das persönliche Sprechen vertraut sind, berechnen die meisten virtuellen Sprecher möglicherweise die Hälfte der Kosten für virtuelles oder persönliches Sprechen. Ja, Sie können Leute finden, die kostenlos sprechen. Oft möchte ein kostenloser Redner Ihrem Publikum etwas verkaufen. Oder sie sind Anfänger, die nur versuchen, etwas Erfahrung zu sammeln. Sicher, es könnte einige geben, die gute Arbeit leisten. Häufig gehen Sie jedoch ein Risiko ein, wenn jemand kostenlos für Sie arbeitet. 

Ein virtueller Event-Sprecher, der über mehrjährige Erfahrung und positive Empfehlungen von Event-Planern verfügt, mit denen er in der Vergangenheit gearbeitet hat, könnte ab 1.000 € für einen Auftritt beginnen. Denken Sie daran, dass viele erfahrene persönliche Redner einfach nicht viel Erfahrung mit virtuellen Veranstaltungen haben.

Für einen bekannten Redner wie einen Prominenten, einen bekannten Profisportler oder das Wall Street Journal oder den Bestsellerautor beginnen die Gebühren oft bei ca. 5.000 € und haben nach oben keinen Deckel. Hier spielt natürlich auch das Momentum eine Rolle. WEr ist gerade besonders medial gefragt. Doch auch hier sollten Sie sicher sein, dass die Person, die Sie einstellen, in der Lage ist, auf virtuellen Veranstaltungen zu präsentieren. Ein sehr emotionaler Keynotespeaker analoger Live-Events muss nicht unbedingt im digitalen Format erfolgreich sein.

Wie sollte das Verhältnis Präsentation zu Speaker im Online Event sein?

Stellen Sie beim Bewerten von Plattformen und Speakern sicher, dass Sie den Online Event Speaker im Vollbildmodus anzeigen können. Jeder sollte auch ohne die Folienpräsentationsfunktion der Plattform präsentieren können. Das Publikum langweilt sich oft mit großen Folien und einem winzigen Video. Jeder hat diese Präsentationen schonmal erlebt. Eine Stimme aus dem Off spricht zu mir die ganze Zeit und erklärt mir Dinge, wie dir offenbar zeitgleich sehen, einer Begegnung mit einem online Gott ähnlich. Ebenso kennen Sie die Präsentationen mit einem winzigen Bild, in dem ein Sprecher zu sehen ist. Vermeiden Sie solche Situationen. Eine Lösung kann sein, seine Folien hinter sich zu haben oder zumindest in gleicher Größe oder nur in wichtigen Momenten rein zu zoomen. 

Ein gutes Online Event braucht einen gut ausgeleuchteten Speaker vor einem angenehmen Hintergrund. Leider stellen immer noch viele Speaker bei virtuellen Veranstaltungen einfach ihren Laptop (oder schlimmer noch ihr Smartphone) auf einem Tisch auf und präsentieren. Die Beleuchtung, der Ton und vieles mehr können wirklich von schlechter Qualität sein.

Übersehen Sie nicht die Technologie, die für die Moderatoren erforderlich ist. Möglicherweise müssen Sie darauf bestehen, dass die Lautsprecher mindestens über eine gute Webcam, ein gutes Mikrofon, etwas Beleuchtung und eine Möglichkeit verfügen, die Kamera so anzuheben, dass sie sich auf Augenhöhe befindet. Prüfen Sie diesen Punkt unbedingt vor dem Event!

Ist das Online Event nur eine Notlösung in der Krise?

Ganz klar: Nein, ist es nicht! Der Startschuss für Online-Events ist hiermit offiziell und es wird sich mit Sicherheit langfristig etablieren. Damit muss sich jeder Endkunde und jede Full Service Eventagentur spätestens jetzt arrangieren. Natürlich wird ein Online-Event nicht jede Präsenzveranstaltung ersetzen. Es ist wichtig den Fokus beim Online- und Offline-Event auf den Kunden und die Besucher zu legen, nur so kann es erfolgreich werden. Im Netz wird schnell klar, ob es gelingt oder nicht: Wer sich gelangweilt fühlt, verlässt das Event. Schließlich ist unsere Zeit wertvoll und diese sollte mit möglichst viel Mehrwert bestückt werden.

Wieviel kostet ein Online-Event?

Eine der kompliziertesten Entscheidungen des Planungsprozesses für virtuelle Ereignisse ist die Festlegung des Preises für Ihr Online Event. Der Preis für Ihre virtuelle Veranstaltung muss niedrig genug sein, um Ihrer Zielgruppe einen Mehrwert zu bieten. Gleichzeitig sollte er  auch hoch genug sein, um zu vermitteln, dass Ihre Veranstaltung eine Erfahrung bietet, die sich lohnt. Und vielleicht am kritischsten ist, dass die Preise für Tickets so hoch sein müssen, dass Ihre Veranstaltung einen Gewinn bringt! Das Thema der Marge von Online Events wird aktuell sehr viel in der Eventbranche diskutiert. Da sich viele noch im Aufbau des Know-Hows befinden, was wiederum mehr Aufwand und somit höhere Kosten bedeutet, gleichzeitig aber die Produkte oft noch nicht alle auf hohem Niveau sind und zudem die Teilnehmer noch gewohnt sind, sehr viele Eventausfälle in Form einer Onlinevariante fro free zu erhalten, schrumpft die Marge teilweise auf ein Minimum. 

Aber was passiert, wenn Sie eine virtuelle oder Online-Veranstaltung planen? Sie bieten den Teilnehmern nicht die gleichen Erfahrungen an. Können Sie also den gleichen Betrag berechnen? Die kurze Antwort: nicht ganz. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie die Zulassung oder Registrierung zu Tiefstpreisen verkaufen müssen. Die gute Nachricht für Veranstaltungsplaner ist, dass virtuelle Veranstaltungen weniger Aufwand verursachen als persönliche oder Live-Veranstaltungen.

An welchen Punkten können Kosten durch ein Online Event gespart werden?

Wir haben Ihnen ein paar Punkte mit Einsparpotential zusammengestellt.

Tagungsort

Gastronomie

Beschilderung

Verleih von A / V-Geräten

Und mehr

Da mit dem Ausrichten eines virtuellen Ereignisses nur wenige Kosten verbunden sind, kann der Preis viel niedriger sein als bei einem physischen Ereignis und dennoch ein Gewinn erzielt werden. Der Vorteil des von den Veranstaltern gesparten Geldes kann an die Teilnehmer weitergegeben werden.

Veranstalter sind jedoch nicht die einzigen, die bei einer virtuellen Veranstaltung weniger Kosten verursachen. Die Teilnehmer können auch ihre Kosten drastisch senken. Eine virtuelle Erfahrung erfordert eine Internetverbindung und kann von überall auf der Welt abgerufen werden, sodass die Teilnehmer nicht reisen müssen. Dies spart Flugkosten, Mietwagen, Hotelbuchungen, Mahlzeiten und andere Nebenkosten. Mit diesen Einsparungen wird der Preis für ein virtuelles Ticket oder eine Registrierung viel zugänglicher und viel günstiger. Trotz all dieser Einsparungen für die Teilnehmer ist es unwahrscheinlich, dass sie bereit sind, den Preis für ein Live-Event zu zahlen, ohne auch das Live-Event-Erlebnis zu erhalten.

Es ist jedoch wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Teilnehmer mit der richtigen virtuellen Veranstaltungsplattform das Gefühl haben, live im Publikum zu sitzen oder sich intensiv mit anderen Mitgliedern der Community zu beschäftigen. Virtuelle Veranstaltungen können Live-Sitzungen, Webinare, Chats, Vorträge und Netzwerkveranstaltungen anbieten. Sie bieten immer noch ein einzigartiges Erlebnis. Anstatt Teilnehmer zu Ihnen zu bringen, kommen Sie zu ihnen und dies bietet sowohl Anbietern als auch Teilnehmern einen hohen Mehrwert.

Welchen Preis kann ich für ein Online Event verlangen?

Jeder Kunde und jede Veranstaltungsagentur, ob in Berlin, Hamburg, München oder in Elmshorn, steht früher oder später für der Frage der Festlegung eines fairen Preises. Alle Veranstaltungen sind unterschiedlich und die Preisgestaltung hängt natürlich von Ihrem Angebot ab. Für virtuelle Konferenzen ist beispielsweise ein anderes Preismodell erforderlich als für eine virtuelle Spendenaktion. Beachten Sie Folgendes, um das richtige Gleichgewicht zu finden und die richtigen Preise für Ihre virtuelle Veranstaltung zu finden:

Kalkulieren Sie Ihr Budget 

Bevor Sie einen Gewinn erzielen können, müssen Sie genau wissen, was dazu erforderlich ist. Dies bedeutet, ein detailliertes Budget zu erstellen und Ihre Ausgaben genau zu betrachten. Wie viel bezahlen Sie für virtuelle Event-Software? Was sind Ihre Marketingkosten? Bezahlen Sie für Anzeigen in sozialen Medien und / oder für Influencer, um Ihre Veranstaltung zu vermarkten? Wird es Beuteltaschen oder Werbegeschenke geben, die Sie an die Teilnehmer senden? Was sind Ihre Sponsoreneinnahmen? Sobald Sie diese Fragen beantworten können, können Sie besser verstehen, was Sie in Rechnung stellen müssen, um die Gewinnschwelle zu erreichen und eine Ticketpreisstrategie zu erstellen.

Denken Sie an Ihre wichtigsten Grundkosten

Das erste zu berücksichtigende Element Ihres virtuellen Ereignisses ist die Online-Plattform, auf der Sie das Ereignis ausrichten. Es stehen Dutzende von Plattformanbietern zur Auswahl. Wenn Sie eine Basisveranstaltung veranstalten, bei der Sie keine Registrierungsgebühr für die Plattform erheben, können Sie Webinar-Plattformen wie Microsoft Teams, Zoom oder GoToWebinar in Betracht ziehen. Virtuelle Event-Software dieser Art von Online-Meeting-Unternehmen unterscheidet sich ein wenig von den Basisplattformen, die viele von uns täglich verwenden, um sich mit Kollegen zu treffen. Die Webinar-Plattformen können auch die Möglichkeit bieten, Live-Streams auf soziale Websites wie Facebook Live und YouTube zu übertragen.

Um einen viel stärker integrierten Ansatz für Ihr virtuelles Ereignis bereitzustellen, ähnlich wie bei größeren persönlichen Ereignissen, benötigen Sie in der Regel eine gute Online Event Plattform. Virtuelle Veranstaltungsplattformen bieten eine Vielzahl von Funktionen wie Erlebnisse mit mehreren Präsentationsspuren, Diskussionsrunden, eine virtuelle Messe, Breakout-Räume und vieles mehr.

Die Funktion für die Verfolgung mehrerer Präsentationen ermöglicht beispielsweise, dass mehrere Präsentationen gleichzeitig stattfinden, wobei die Teilnehmer die für sie am besten geeignete Variante auswählen. Einige Plattformen verfügen entweder über eine eigene Smartphone-App oder über nahtlose Links zu einer Partner-App, über die Ihre Teilnehmer die Registrierung verwalten, sich mit anderen verbinden und vieles mehr können.

Interessanterweise arbeiten einige der virtuellen Veranstaltungsplattformen nahtlos mit den Webinar-Plattformen wie Zoom zusammen. Der beste Weg, dies zu verstehen, ist, dass die Präsentatoren Zoom mit dem resultierenden Zoom-Feed verwenden, der an die virtuelle Veranstaltungsplattform geliefert wird, auf der die Teilnehmer die Präsentationen anzeigen. Mit diesem Ansatz verwaltet die virtuelle Eventplattform die Benutzeroberfläche der Teilnehmer, die Registrierung, Berechtigungen, Kreditkartengebühren usw.

Denken Sie in der Budgetplanung auch an versteckte Kosten

Wenn Sie beispielsweise Personen die Teilnahme an Ihrer virtuellen Veranstaltung in Rechnung stellen, vergessen Sie nicht, die Bearbeitungsgebühren für Kreditkarten oder Paypal zu berücksichtigen. Sie kann je nach Art der Bearbeitung drei bis fünf Prozent des berechneten Betrags ausmachen. Auch Kosten für externe Ticketanbieter sollten vom Endpreis Ihres Online Teilnehmers abgezogen werden.  Ein weiterer zu berücksichtigender Kostenfaktor ist die Gestaltung des Logos, der Grafiken und anderer Markenelemente für Ihre Veranstaltung.

Berücksichtigen Sie den wahrgenommenen Wert Ihres Online Events

Nur weil ein virtuelles Ereignis nicht von Angesicht zu Angesicht stattfindet, bedeutet dies nicht, dass es keinen echten Mehrwert gibt. Der wahrgenommene Wert einer Veranstaltung ist der Wert, den Gäste durch die Teilnahme erhalten. Dieser Wert kann durch Lernen, Unterhaltung, Beitrag zu einer wertvollen Sache oder durch das Gefühl, Teil einer Gemeinschaft zu sein, entstehen. Leider ist der wahrgenommene Wert eines Online Events bereits niedriger als der anderer Events, obwohl die Wahrnehmung falsch ist.

Eines der wertvollsten Dinge bei der Teilnahme an einer Konferenz ist die Möglichkeit, sich mit anderen Personen aus derselben Branche zu vernetzen. Das Online-Gehen ändert daran nichts. Die Veranstaltungstechnologie kann Breakout-Sitzungen ermöglichen und Diskussionen zwischen den Teilnehmern fördern. In ähnlicher Weise kann Live-Streaming auch über Facebook Live oder YouTube Live Keynote-Adressen und Präsentationen direkt an das Publikum liefern.

Eine virtuelle Messe kann Anbietern und Ausstellern virtuelle Stände bieten, auf denen das Publikum ihre Produkte oder Dienstleistungen in Echtzeit und auf eine Weise erleben kann, die weitaus direkter und persönlicher ist als ein Spaziergang durch einen Ausstellungsraum in einem überfüllten Kongresszentrum. Mit anderen Worten, konzentrieren Sie sich darauf, was ein Teilnehmer aus Ihrer Veranstaltung herausholt. Sie bieten immer noch eine Erfahrung und Sie bieten immer noch Wissen und Know-how. Sie tun dies nur online. Lassen Sie Ihre Preise nicht einfach auf den Boden fallen, weil es sich um ein virtuelles Ereignis handelt. Wenn der primäre Wert für den Teilnehmer gleich bleibt, müssen Sie einen Weg finden, dies zu vermitteln, ohne Ihren Preis zu weit zu senken.

Nicht übertreiben – Sie erzeugen mit einem hohen Preis hohe Erwartungen

Wenn dies Ihre erste Veranstaltung ist, online oder anderweitig, halten Sie die Preise im mittleren bis niedrigen Bereich. Ohne eine nachgewiesene Erfolgsbilanz oder viel Aufsehen ist es unwahrscheinlich, dass Menschen für die Teilnahme an einer virtuellen Veranstaltung den höchsten Preis zahlen.

Es könnte klug sein, niedrig anzufangen, um Ihr Publikum anzulocken. Wenn Ihre Veranstaltung im Laufe der Zeit immer beliebter wird, erhöhen Sie den Preis schrittweise, bis Sie den „Sweet Spot“ erreicht haben. 

Achten Sie auf verschiedene Preiskategorien ihres digitalen Events

Eine Möglichkeit, Ihre virtuelle Veranstaltung für Teilnehmer attraktiv zu machen, besteht darin, Staffelpreise zu implementieren. Natürlich wird ein Online-VIP-Paket ganz anders aussehen als bei einer persönlichen Veranstaltung, aber es ist immer noch möglich. Vielleicht erheben Sie eine niedrige (oder kostenlose) Eintrittsgebühr und Gäste haben Zugang zu bestimmten Sitzungen. Wenn sie jedoch etwas mehr bezahlen oder sich für einen bestimmten Ticket-Typ registrieren, haben sie Zugriff auf exklusive Inhalte.

Kamingespräche, Besprechungen in kleinen Gruppen oder private Netzwerksitzungen können einem Teilnehmer einen zusätzlichen Mehrwert bieten. Finden Sie den Wert, für den die Teilnehmer bereit wären zu zahlen, und bestimmen Sie, wie dieser Wert in einer Online-Umgebung aussieht. 

Eine Idee für Digitalevents oder Hybridevents: Freier Eintritt gegen Daten

Eine Idee, die getestet wird, sind Veranstaltungen mit freiem Eintritt, die von den Sponsoren der Veranstaltung unterzeichnet werden. Wenn sich Einzelpersonen registrieren und an einer virtuellen Veranstaltung teilnehmen, geben sie eine größere Datenmenge auf, was sie für Sponsoren und Anbieter noch wertvoller macht. Diese Daten ermöglichen es Sponsoren und Anbietern, bestimmte Segmente der Registranten effektiver anzusprechen. Das Targeting auf diese Weise bietet allen Beteiligten eine bessere Erfahrung. Anbieter erfassen bessere und qualifiziertere Leads, und die Teilnehmer erhalten eine wirkungsvollere, persönlichere Erfahrung. Die gewonnenen Daten sind eventuell auch für weiterführende Sales Funnel für eigene Eventprodukte oder für potentielle Affiliates nützlich. Eine andere ähnliche Variante wäre es, eine Registrierungsgebühr in Höhe von Summe x in Rechnung zu stellen und dem User die Möglichkeit zu geben, sich kostenlos zu registrieren, aber persönlich abgestimmte Werbeanzeigen angezeigt zu bekommen.

Fazit

Die Preisgestaltung für jedes Event, geschweige denn für ein virtuelles, ist auch für Eventmanagement Profis keine leichte Aufgabe. Ob Firmenevents oder öffentliche Veranstaltung, es gibt eine Reihe von Faktoren, die bei Online Events berücksichtigt werden sollten, z. B. die Kosten für Software und Hosting-Plattformen, Veranstaltungsspezifikationen, Sonderangebote und Marketingkosten. 

All dies bedeutet, dass die Preisgestaltung für Ihr Online Event ein wenig Versuch und Irrtum erfordert. Bieten Sie einen Preis an, der fair und mit anderen ähnlichen Veranstaltungen vergleichbar ist. Befolgen Sie die oben aufgeführten Tipps, um den richtigen Preis zu finden. Und denken Sie daran, solange die Preise unter dem wahrgenommenen Wert Ihrer Veranstaltung und über Ihren Ausgaben bleiben, werden Sie wahrscheinlich nicht nur Tickets verkaufen, sondern auch einen Gewinn erzielen.

Es sind noch Fragen offen? Sie benötigen eine Full Service Eventagentur oder eine begleitende Beratung zu Ihrem nächsten Event? Sehr gern! Wir sind Ihre Eventmanagement Agentur und stehen für innovative neue Technologien, klare Kommunikation und zuverlässige, passgenaue Umsetzung. Wir sind Klar und Wertvoll. 

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