Führungskräfte im Eventbereich tragen durch ihren Führungsstil und ihre Fähigkeiten ganz persönlich zum Erfolg oder Misserfolg einer Veranstaltung bei. Im ersten Teil unserer Praxistipps für Führungskräfte haben wir beleuchtet, welche Aspekte Führungskräfte im Eventbereich aus dem Projektmanagement übernehmen können. Heute geht es darum, wie man ein perfektes Team aufstellt und welche Eigenschaften Sie brauchen, um erfolgreich Events zu organisieren.
3. Teambildung unter schwierigen Bedingungen
Rollen besetzen
Der englische Forscher Meredith Belbin forschte zu Rollenverteilungen in Teams. Seine Theorie: Es gibt neun verschiedene Teamrollen, die sich aus dem Verhaltensmuster der Teammitglieder ergeben. Handlungsorientierte Rollen wie den „Macher“, kommunikativ aufgestellte Rollen wie den „Wegbereiter“ sowie wissensbasierte Teamrollen wie den „Spezialisten“. Er fand heraus, dass Teams effektiver arbeiten, wenn alle Rollen innerhalb des Teams besetzt und gut verteilt sind.
Im Idealfall haben Sie als Organisator eines Events Einfluss auf die Zusammensetzung Ihres Teams. Oft ist dies im Eventbereich aber schwierig. Zusammengewürfelte Teams aus bestehenden Ressourcen sind an der Tagesordnung. Dennoch, behalten Sie als Führungskraft die Theorie im Hinterkopf! Auch wenn die Zusammenarbeit oft kurz ist, und Zeit zum gegenseitigen Kennenlernen fehlt: Ordnen Sie in Gedanken die Mitglieder Ihres aktuellen Eventteams den entsprechenden Rollen zu. Gibt es Rollen, die doppelt besetzt sind? Sind Rollen unbesetzt? Dies hilft Ihnen in Konfliktsituationen die Lage besser einzuschätzen und ggf. steuernd einzugreifen.
Team-Mentalität fördern
Zeit für Selbstverwirklichung bleibt beim Organisieren eines Events nicht. Alle müssen an einem Strang ziehen, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Als verantwortliche Führungsperson sollten Sie Teamgeist und Zusammengehörigkeitsgefühl fördern. Ein gemeinsames großes Ziel, eine Atmosphäre des Vertrauens und gemeinsame positive Erlebnisse lassen ein „Wir-Gefühl“ aufkommen.
Aber wie entsteht Vertrauen in einem Eventteam, das so vorher noch nie zusammen gearbeitet hat? Und welche Schlüsselfähigkeiten sind für Führungskräfte unverzichtbar, wenn man ein erfolgreiches Event organisieren will?
4. Leadership – Was eine gute Führungskraft ausmacht
Das Verhalten von Führungskräften prägt den Verlauf eines Projektes erheblich. Ist der Projektleiter angespannt oder chaotisch, überträgt sich dies auf die Atmosphäre der Produktion und letztlich auf das Endergebnis – das Event. Es mag hart klingen, aber nicht alle Eventorganisatoren sind (geborene) Führungskräfte. Was also unterscheidet diejenigen mit Führungsfähigkeiten von denen ohne? Welche Eigenschaften sollten Sie also bei sich und anderen suchen, um eine gute Führungskraft zu erkennen?
Selbstsicherheit
Erfolgreiche Projektmanager sind selbstbewusst, vermitteln ihrem Team Sicherheit und Vertrauen. Das Selbe kann man über erfolgreiche Eventorganisatoren sagen. Ohne Vertrauen in sich selbst, in das Team und in das Eventkonzept sind Sie nicht in der Lage, Andere zu führen.
Optimismus & Humor
Unvorhergesehene Schwierigkeiten treten bei der Organisation von Events immer wieder auf – das ist normal. Das Team muss dann oft härter und länger arbeiten als geplant. Damit in solchen Situationen die Stimmung nicht kippt, hilft es, Optimismus und gute Laune zu verbreiten – das ist ansteckend. Schuldzuweisungen und Nörgeleien sind hingegen nicht hilfreich. Für jedes Problem gibt es eine Lösung. Und die gilt es zu finden – nicht den Schuldigen.
Entscheidungsstärke
Ein wichtiger Mitarbeiter fällt vorübergehend aus, delegieren Sie seine Aufgaben oder springen Sie selbst ein? Ein geplanter Showact platzt – streichen Sie die ganze Nummer oder suchen Sie kurzfristig Ersatz? Derartige Entscheidungen müssen Sie bei der Organisation eines Events täglich treffen. Wenn Sie schwanken oder zweifeln, verbreiten Sie Unsicherheit und Unmut im Team und beim Kunden – das ist unnötig.
Konfliktlösung
Konflikte bleiben bei großen Projekten und Events nicht aus. Sei es unter Mitarbeitern, mit Kunden oder Stakeholdern. Wichtig ist, dass Sie sich nicht ausschließlich darum kümmern, den Verursacher des Problems ausfindig und verantwortlich zu machen. Priorität Nummer eins ist immer die Lösung des Konflikts. Interne Teamkonflikte sind zudem nicht immer etwas Schlechtes. Sie zeigen an, dass es irgendwo hakt. Wenn Sie dafür sorgen, dass die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern konstruktiv stattfinden kann, tragen Konflikte zur Lösung von Problemen bei.
Flexibilität
Dinge ändern sich. Das gilt für Projekte genau wie für Events. Flexibel zu sein ist ergo die Königsdisziplin der Event-Planung. Dass sich etwas in letzter Minute ändert, kommt regelmäßig vor. Flexibel zu sein bedeutet auch, Team-Player zu sein, auf Andere zu hören und seine Meinung einmal ändern zu können – auch als Führungskraft.
5. Am Ende zählt das Ergebnis! Oder „Der Weg ist das Ziel“?
Projektmanager wissen: Der Prozess ist wichtig, aber am Ende zählt die Qualität des fertigen Produkts. In Ihrem Fall ist das Ihr Event. Egal wie toll (oder nicht so toll) die Dinge hinter den Kulissen liefen, das endgültige Event ist, woran sich die Gäste erinnern und worüber sie reden.
Gute Führungskräfte gehen mit Ihrem Team einen gemeinsamen Weg. Durch ihre Führungsqualitäten helfen sie dem Team, bestmögliche Arbeit zu leisten und schaffen eine positive Arbeitsatmosphäre, die sich am Ende auch auf das Ergebnis, das Event, überträgt.
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Kommunikation. Events. Zukunft.
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Autorin: Anja Bräuning – freie Texterin. Themenschwerpunkte: Events, Content Marketing, IT, Financial Services, Banking, Strategische Kommunikation, Unternehmenskommunikation
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